¿Tu recurso más crítico? ¡El tiempo!
La eficiente gestión del tiempo es una habilidad esencial en cualquier actividad humana. Y cuando se trata de una empresa, a veces termina siendo más importante que la gestión financiera.
No existen bancos o prestamistas de tiempo; no podemos acumularlo cuando nos sobra ni reponerlo cuando lo perdemos. El tiempo siempre se consume y nunca se recupera, porque es el recurso más perecedero que el ser humano tiene a su disposición. El dinero va y viene, pero el tiempo jamás regresa.
Sin embargo, es el único bien que recibimos gratuitamente, cada día, todos los humanos por igual y –tal vez por eso– no siempre somos conscientes de su verdadera importancia.
Cambiar la perspectiva del tiempo
Es frecuente escuchar frases como "no tuve tiempo" o "no me alcanzó el día" pero, ¿qué tal si asumimos la responsabilidad de cómo decidimos utilizarlo? Por eso, el primer paso para gestionar el tiempo de manera efectiva es cambiar nuestra forma de pensar en él.
Si no completé una tarea en el tiempo previsto, en lugar de decir "no tuve tiempo" sería más útil reconocer que "no le di prioridad". Este pequeño cambio en el lenguaje es muy potente y tiene un impacto fundamental en la forma como abordamos la gestión de este bien tan escaso.
Pero... ¿cómo priorizar?
Como líder, emprendedor o profesional, a veces te abruman las tareas pendientes, pero deberías reconocer que no todas tienen la misma importancia. Identifica las actividades que tienen mayor impacto en los resultados y concéntrate en resolver esas en primer lugar. Para lograrlo, cuentas con una guía invaluable que te explico a continuación.
A fines del siglo XIX, el economista Vilfreto Pareto analizaba la distribución de la riqueza en Italia y concluía que alrededor del 20% de la población poseía el 80% de los bienes. Descubrió, además, que esa proporción podía aplicarse prácticamente a cualquier otro fenómeno de la realidad con similares resultados.
Nacía lo que pasó a conocerse como “Ley de Pareto” o “regla del 80-20”, que es hoy una de las 7 herramientas esenciales para implementar la mejora continua de procesos en las organizaciones.
Cuando hablamos de gestión del tiempo, la fórmula podría expresarse más o menos así: solo una quinta parte de lo que hacemos cada día es capaz de producir los resultados que más nos importan. El 80% restante es parcial o totalmente irrelevante y no merece nuestra atención, al menos en lo inmediato.
¿Verdad que a simple vista parece algo lógico y fácil de implementar?
Identificar las tareas más críticas
Por supuesto, el primer desafío consiste en aprender a reconocer ese 20% de tareas críticas, en lugar de dar palos a diestra y siniestra como si se tratara del juego de la piñata.
El segundo desafío (nada menor) es aprender a decir que no al 80% restante. No es tan sencillo como parece: requiere que ejercites una gran asertividad, esa capacidad tan valiosa de exponer tus propias opiniones con firmeza y respeto, sin menospreciar las ideas de los demás ni dejarte avasallar por ellas.
Si definiste con precisión la Misión de tu empresa, ya cuentas con un poderoso criterio para determinar cuáles son las tareas que componen ese 20% crítico: todo lo que contribuya a darle vida a esa Misión es importante y el resto puede postergarse, tal vez en forma indefinida.
Si todavía no definiste tu Misión, te invito a leer este artículo del blog y enviarme tus consultas o comentarios al respecto.
La gestión del tiempo requiere tiempo
Recuerda que la gestión del tiempo no es una habilidad que pueda dominarse de la noche a la mañana. Requiere práctica, disciplina y un compromiso constante e irrenunciable con la mejora. Habrá días en los que sientas que todo está bajo control y otros en los que te parezca que el tiempo se te escurre, para descubrir al fin de la jornada que has logrado muy poco.
Lo más prudente es que mantengas tu foco en el objetivo y no te desanimes. Por eso es fundamental contar con herramientas sistemáticas que te ayuden a mantener tu atención continua sobre ese 20% de tareas importantes que debes gestionar sí o sí. Existen muchas, algunas gratuitas y otras no, pero la más útil de todas es tan sencilla que bien podría dibujarse a mano en una servilleta.
Se conoce como Matriz de Eisenhower y puedes encontrar abundante información en internet. En caso de que quieras profundizar en el tema, brindamos charlas, talleres y tutorías a distancia con muchos consejos prácticos para sacarle el mayor provecho posible.
Conclusión
Gestionar el tiempo de manera efectiva es una combinación de mentalidad, estrategia y disciplina. Celebrar los pequeños avances y aprender de los errores también es parte del proceso, porque no se trata de ser perfecto sino de mejorar continuamente y aprovechar cada día para lo que más importa.
Cambiar la forma de pensar sobre el tiempo, definir la Misión, priorizar las tareas clave y mantener la atención enfocada en metas concretas son pasos esenciales para tomar el control de tu tiempo. Y, aunque el proceso es desafiante, los beneficios de esta actitud se reflejan en una mayor productividad, menos estrés y una vida más equilibrada. ¿Verdad que vale la pena?