No falta espacio: sobran cosas
“El local ya no alcanza”.
”¿Qué hace aquí este producto vencido?”
“¡Está todo apilado y sucio!”
“¡Otra vez este mueble en el camino!”
“¿Dónde está esa herramienta?”
Frases como éstas son frecuentes en las empresas y sobre todo en las pequeñas. El desorden produce frustraciones y pérdidas, en un espiral que puede llevar a la ruina. Y lo que muchas veces ocurre es que el espacio físico se va colonizando a medida que el trabajo crece, pero sin planificación ni control de lo que se almacena.
Vamos llenando cada espacio con cosas y más cosas, sin tener en cuenta que pronto será muy difícil encontrar lo que buscamos, porque está oculto en alguna parte de ese caos.
El resultado provoca un círculo vicioso: cuanto mayor es el desorden, menos tiempo nos queda para arreglarlo y demoramos mucho más en encontrar lo que necesitamos, lo cual nos quita todavía más tiempo y todo se sigue apilando. Terminamos comprando de nuevo lo que sabemos que teníamos. Y el trabajo atrasado también se apila.
Tal vez, efectivamente, sea necesario agrandar el espacio del taller o la oficina. Pero, ¿qué tal si en realidad pudiéramos solucionar este problema sin movernos de donde estamos?
El método japonés de las "cinco eses"
La respuesta está en el sencillo y poderoso Método 5s (cinco eses), que fue desarrollado por Toyota en la década de 1950. A partir de entonces se ha aplicado para mejorar la organización de cualquier espacio, con sustanciales mejoras en seguridad, productividad y motivación.
El nombre del método proviene de las iniciales de sus cinco etapas:
Seiri (SEPARAR)
Seiton (ORDENAR)
Seiso (LIMPIAR)
Seiketsu (ESTANDARIZAR)
Shitsuke (SOSTENER).
Las tres primeras permiten dar un salto espectacular en orden y productividad. Las dos últimas, aseguran que esa situación se mantenga en el tiempo para aumentar sus beneficios cada vez más.
Y no pienses que este método sólo se aplica a las grandes fábricas japonesas. Puedes utilizarlo para ordenar tus ambientes en casa, en el taller, en la oficina, en el club o en cualquier lugar que se te ocurra.
Cómo funciona el método
Te lo explico en unos pocos párrafos.
Eso sí: cuando decidas hacerlo, tómate al menos un día para dedicarlo exclusivamente a estas tareas y, de ser posible, consigue a alguien que te dé una mano.
Separar: primero hay que despejar dos áreas para ir ubicando, en una de ellas, los objetos necesarios para su trabajo y en la otra, todo lo que hace mucho tiempo que no usas o que guardaste creyendo que algún día te serviría o que está roto, gastado, obsoleto o que directamente no sirve para nada. Pronto notarás que este último sector es el que se llena más rápido.
Ordenar: lo que no sirve, sácalo del camino. Que no estorbe. Después verás qué haces con cada elemento, incluyendo muebles (¿tirarlo, regalarlo, venderlo?). Lo que sirve pero no se usa todos los días o acumulaste más cantidad de la necesaria para una semana, no tiene por qué ocupar espacio vital: búscale una ubicación más apartada. Lo demás, o sea lo que usas todos los días, debe ser colocado bien cerca de su lugar de trabajo, de modo que apenas tengas que estirar el brazo para tomarlo y colocarlo de nuevo en su sitio. Pero antes de ponerlo allí, lee el punto 3.
Limpiar: las áreas donde ubicarás los elementos que quieres tener a mano –ya sean estantes, muebles, tableros o tu propio escritorio o mesa de trabajo– deben estar limpias y en buenas condiciones. Si los elementos son pequeños, conviene colocarlos en bandejas o cajas que puedan retirarse para revisar, reponer y limpiar. Si tienes muchos objetos pequeños y de distintos tipos, como tornillos y cosas similares, sepáralos por tipo y prepara frascos transparentes o cajas para colocar cada uno en su lugar. Lo más importante no es limpiar, sino disponer todo de manera que pueda mantenerse la limpieza con facilidad.
Estandarizar: llegó la hora de asegurar que el orden no decaiga. Hay que poner carteles para señalizar el lugar que debe ocupar cada cosa, rotular los contenedores de cosas pequeñas (si no son transparentes), marcar el lugar donde van los muebles, maquinarias y cualquier cosa que deba apoyarse en el piso y todo lo que ayude a prevenir el caos. Por último, destina un lugar para colocar útiles de limpieza que sirvan para mantener todo prolijo.
Sostener: si quieres que las 5s se transformen en tu rutina de trabajo, tómate media hora al final de cada semana para revisar si el orden se mantiene. De ser preciso, repite las tres primeras eses, revisa las dos últimas y date una palmadita en el hombro por un trabajo bien hecho.